Le choix d’un outil de gestion électronique de notes de frais

logiciel note de frais

Si vous êtes le dirigeant d’une entreprise existant depuis quelques années, vous savez sans doute qu’au fur et à mesure du développement de votre enseigne, sa gestion administrative et comptable devient complexe. La gestion des notes de frais devient de plus en plus chronophage et compliquée si vous ne savez pas comment vous y prendre. Pourtant, des logiciels performants spécialement dédiés permettent de le faire sans trop d’encombres. Découvrez leurs avantages !

Pourquoi confier à un logiciel la gestion de ses notes de frais d’entreprise ?

Que votre entreprise soit de petite, moyenne ou grande envergure, les déplacements professionnels ou voyages d’affaires font peut-être partie du quotidien de vos salariés. En effet, servant à élargir votre clientèle, conquérir d’autres marchés, rencontrer de nouveaux fournisseurs ou prestataires, ceux-ci engendrent toutefois des notes de frais importantes. On cite les notes d’hôtels ou de restaurants ainsi que les frais de déplacement en voiture, train, avion, etc.

Pour que leur montant n’impacte toutefois pas négativement le budget de fonctionnement de votre entreprise, il convient de le gérer de manière optimale. Le meilleur moyen d’y arriver sans difficulté est d’utiliser un outil dédié. Cela vous permet d’avoir toujours un œil à n’importe quel moment et d’en contrôler le montant selon le budget alloué. Servez-vous-en lorsque vos collaborateurs deviennent plus nombreux ou quand ils sont toujours plus mobiles à cause de contrats à conclure avec des prospects situés loin de votre siège…

Qu’est-ce une note de frais ?

On entend par note de frais le document rédigé par un salarié qui lui permet de se faire rembourser par son entreprise employeur certaines dépenses relatives à son travail. Il en existe divers types, mais les plus communs sont ceux mentionnant les frais de déplacement que ce soit en voiture, en train ou en avion et les indemnités kilométriques. Les frais d’hébergement dans des hôtels s’intègrent aussi dans les notes de frais, de même pour les notes de restaurant lors des repas d’affaires ou des déplacements professionnels lointains.

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Pour qu’une note de frais puisse être remboursée, il faut qu’elle soit prouvée par des justificatifs de dépense sur lesquels figurent l’adresse, la raison sociale et le numéro de SIRET de l’établissement émettant la facture. Pour les indemnités kilométriques, il faut aussi mentionner le véhicule utilisé, le nombre de kilomètres parcourus et les chevaux fiscaux.

Sachez en outre que les notes de frais ne sont pas soumises aux taxes. C’est la raison pour laquelle les organismes concernés vérifient leurs justificatifs pour éviter de conclure à une fraude fiscale, surtout si un certain montant est atteint. Il importe donc de les gérer de la meilleure manière qui soit.

Les avantages d’utiliser des outils de gestion de notes de frais

En plus d’une meilleure gestion des dépenses relatives aux déplacements de vos collaborateurs, l’usage d’une solution dédiée comme sur www.spendesk.com/fr/, qui propose des cartes de paiement pour les salariés qui font des achats, vous permet aussi de gagner du temps dans leur traitement.

Les risques d’erreurs d’enregistrement sont ainsi limités, facilitant aisément les tâches comptables relatives. Vos collaborateurs n’auront pas non plus à se servir d’une montagne de papiers dont l’impression et le stockage nécessitent des frais supplémentaires. Il en est de même pour la transmission de ces notes de frais entre les différents services et l’expert-comptable qui se charge du suivi de la comptabilité de votre entreprise.

Que vos employés se trouvent ainsi à l’autre bout de la ville, dans une autre région ou même à l’étranger, ils peuvent vous envoyer instantanément leurs factures pour que vous puissiez les traiter immédiatement. Cela vous permet d’en contrôler le montant et de le limiter si besoin est, ou même d’y déceler des abus. Vous pourrez ainsi agir en conséquence sans attendre que les faits s’aggravent.

L’usage d’un outil de gestion électronique vous aide à avoir une vision globale et précise du budget dédié aux frais de déplacement et autres dépenses de vos équipes mobiles. Il vous permet aussi d’avoir des reportings automatiques donc immédiats afin d’en contrôler le montant et son usage en temps réel.

Ce qu’est une solution de gestion de notes de frais

Concrètement, une solution de gestion de notes de frais est un logiciel qu’on installe sur le réseau interne de son entreprise. Elle peut aussi être une application, à installer cette fois sur son outil de connexion mobile comme smartphone, tablette ou PC portable. Tous les employés dont le travail nécessite de fréquents déplacements doivent ainsi en disposer.

C’est le cas avec les applications en mode SaaS dont ils peuvent se servir où qu’ils aillent pour y enregistrer facilement leurs notes de frais, des justificatifs à l’appui, afin de vous les faire parvenir rapidement. Quoique toujours sur les routes et ne rentrant pas forcément aux bureaux comme les autres, ils peuvent néanmoins vous tenir informé de leurs dépenses relatives. Ils n’ont pas besoin pour cela de se connecter en permanence à Internet, ils peuvent le faire de n’importe quel poste disposant d’une connexion. Il faut toutefois faire attention à la protection de ces données confidentielles qui ne doivent pas tomber dans les mains de tiers malveillants.

Au cas où vous vous servez d’un logiciel de gestion de notes de frais installé sur votre réseau d’entreprise, vous pouvez le coupler avec votre outil de comptabilité afin de synchroniser leurs tâches. La saisie et le transfert d’informations se font automatiquement et en temps réel, pour un gain de temps optimal et moins d’erreurs dans la réalisation de ces tâches. Son usage est plébiscité si vous avez de nombreuses équipes souvent en déplacement et si à part leurs frais de déplacement, d’hébergement et de restauration, d’autres s’y ajoutent aussi.

C’est notamment le cas pour les achats en ligne ou la consultation des sites payants, etc. Même s’il s’avère difficile d’obtenir des factures pour ces achats en ligne, on peut toujours se servir d’autres solutions, mais payantes pour en avoir, en les générant automatiquement. Il faut toutefois que leur montant soit relativement élevé pour justifier un tel investissement.

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